Sistema gestionale SAP: di cosa si tratta, come funziona e perché è il più richiesto dalle aziende
Qualsiasi azienda, piccola o multinazionale, ha come obiettivo principale la gestione e la pianificazione di tutte le attività in entrata e in uscita. Centralizzare i dati operativi registrati dai vari reparti (distribuzione, marketing, acquisti, vendite e altro) consente di migliorare l’efficienza dell’impresa, rafforzare la customer experience, aumentare i flussi di lavoro e di conseguenza anche i profitti. Abbandonato il vecchio sistema AS400, le moderne aziende (comprese le srl e le spa) ricorrono sempre più spesso al sistema operativo SAP. Le prime a farne uso sono state le tedesche Siemens, Volkswagen, Allianz, Bayer e BMW. In Italia, la tecnologia SAP interessa oggi oltre 7.000 aziende. Ma di cosa si tratta, come funziona e perché questa piattaforma è così richiesta?
Cosa significa lavorare con SAP?
Nasce per aiutare le aziende di qualsiasi dimensione e settore a gestire la propria attività con profitto, ma cos’è SAP esattamente? Si pronuncia scandendo le singole lettere che compongono il termine (S-A-P) e non come una singola parola. Negli anni si è affermata come società produttrice a livello globale di software per la gestione semplificata dei processi aziendali. Fondata in Germania nel 1972 da un gruppo di amici con un grande obiettivo, ovvero connettere le aziende con la tecnologia digitale, ha dato vita a un’omonima start-up di successo volta a semplificare la vita di dipendenti e imprenditori. Il termine è la forma abbreviata di Systemanalyse Programmentwicklung. Tradotto dal tedesco il significato di SAP è: sviluppo di programmi per l’analisi dei sistemi. Lavorare con questa piattaforma è utile per automatizzare la maggior parte dei processi aziendali e centralizzare i dati elaborati dai vari reparti. Con il vecchio AS400, infatti, era impossibile per i dipendenti di altri settori accedere agli archivi tranne effettuando la duplicazione che gravava inevitabilmente sui costi, aumentando il rischio di errori nella trasmissione delle informazioni. I sistemi SAP, invece, mettono a disposizione una sola fonte affidabile. Oltre ad agevolare i processi di business complessi, consentono un accesso più rapido alle attività in entrata e in uscita anche in tempo reale, con un miglioramento della produttività, del flusso di lavoro, dell’efficienza operativa e dei profitti. Inoltre, permettono di approfondire diversi aspetti come l’esperienza d’acquisto o il feedback dei clienti. In tal senso le aziende possono creare un rapporto di fiducia con il target di riferimento e reagire di conseguenza, proponendo prodotti e soluzioni più adeguate alle richieste e alle aspettative della clientela.
Cosa fa chi usa il SAP?
Alcune aziende italiane del calibro di Bauli, La Feltrinelli, iGuzzini, Technogym, Università Cattolica del Sacro Cuore, OMR e Benetton fanno uso del sistema operativo SAP di tipo modulare. Ma cosa significa? Il programma è sostanzialmente costituito da macro-ambiti (15 in totale) disgiunti ma al tempo stesso anche integrati. Ogni utente è specializzato nel proprio settore senza dover necessariamente conoscere tutti gli altri. Ciascun modulo viene spiegato da figure professionali altamente specializzate che operano nella consulenza informatica. Il Consultant ha una conoscenza SAP molto approfondita e fornisce le nozioni base del sistema software. La sua competenza in materia consente di personalizzare i macro-ambiti implementandoli sulla base dei diversi reparti interni dell’azienda. L’utilizzo di SAP permette di operare in più aree anche se, attualmente, le più richieste riguardano la finanza e la contabilità, la gestione dei materiali e della logistica, il controllo delle vendite e della distribuzione. L’uso della piattaforma, quindi, favorisce l’accesso a più funzioni tra cui: l’analisi dei flussi finanziari, il controllo semplificato delle richieste di supporto dei clienti, la verifica delle merci in entrata, in uscita e delle giacenze in magazzino. Permette inoltre di poter stimare il numero delle vendite, di analizzare l’efficacia del Sales Team, mentre per quanto riguarda la gestione delle risorse umane consente l’archiviazione dei dati del personale dipendente raccogliendo tutte le informazioni necessarie per l’azienda, quali anagrafica, permessi, ferie, retribuzione, tipologia di contratto e molto altro.
Come si usa il programma SAP?
La tecnologia SAP è attualmente usata da oltre 345.000 aziende di tutto il mondo perché consente di lavorare in modo efficace per competere con successo con le altre realtà di business. È tra i più diffusi e potenti sistemi della famiglia degli ERP (Enterprise Resource Planning). Ma come funziona SAP esattamente? La piattaforma utilizza il linguaggio ABAP, ovvero Advanced Business Application Programming, impiegato dalle imprese per customizzare alcune applicazioni e funzionalità. Di “alto livello”, va interpretato dal computer e quindi tradotto in linguaggio macchina. Ovviamente, averne una buona conoscenza è indispensabile per operare nel settore IT con SAP. Il programma, oltre a consentire un rapido accesso ai dati aziendali e da qualsiasi reparto può essere anche utilizzato per formulare previsioni, ad esempio sui tempi di riparazione di un macchinario oppure sull’andamento dei ricavi del prossimo semestre. Il sistema gestionale SAP è molto flessibile, ciò si rivela utile soprattutto per quelle aziende in via d’espansione che necessitano di un’area più ampia per l’archiviazione e la gestione funzionale dei dati, perché favorisce l’integrazione con altri processi. Ogni modulo può essere personalizzato in base alle diverse esigenze dell’azienda, tuttavia per poter customizzare il software è necessario che le conoscenze SAP siano molto solide. Solo un consulente specializzato è in grado di progettare la piattaforma sulle esigenze dei manager aziendali e di poterla integrare con tutti i processi interni. Per questo motivo sono necessari diversi incontri e dei corsi atti a formare il personale che si occuperà della gestione ottimale del software.